Magnolia Srl

5 Step fondamentali per Riunioni Efficaci e Produttive

gestire riunioni efficaci e produttive

Quante volte avete partecipato ad una riunione alla conclusione della quale avete pensato che si poteva risolvere con un’email? Ti è mai capitato di uscire da una riunione con le idee più confuse di prima? Quante volte hai partecipato ad una riunione pensando a tutto il lavoro che ancora hai da finire fermo sulla tua scrivania?

Le riunioni di lavoro, se gestite in maniera adeguata, sono momenti preziosissimi per l’azienda. Aiutano a rimettere il focus sugli obiettivi, aggiornare il team sulla situazione del progetto, alzano la motivazione, risolvono momenti critici. Ma come organizzare una riunione che sia efficace e risolva davvero i problemi? Ecco le nostre linee guida fondamentali.

 

1. Delinea il problema e pianifica la riunione

Pensa al perché stai per indire una riunione. Sarà un breve momento di aggiornamento per il team o c’è una criticità da risolvere? Stila una lista di punti che vanno affrontati e quanto tempo vuoi dedicare ad ognuno di essi. Chiarisci e scrivi quali sono gli obiettivi della riunione e le domande a cui vuoi avere risposta una volta conclusa. Decidi anche quanto tempo durerà la riunione.

 

2.Chiediti se riunire tutto il team sia necessario o no.

Una volta che hai bene in mente l’obiettivo della riunione, chiediti se sia necessario chiamare a raccolta solo il team o se possa bastare un semplice confronto con uno o due colleghi. Può un’email ben strutturata sostituire la riunione? Il tempo è oro, cerca di non sprecare il tuo e quello dei tuoi colleghi.

 

3. Stendi una lista e inviala al team, in anticipo

Una riunione efficace ha bisogno di un buon ordine del giorno, quindi prendi carta e penna (meglio foglio word e tastiera) e scrivi una lista degli argomenti su cui confrontarsi e le criticità da superare. Ricorda: una volta conclusa la riunione, il team dovrà avere le idee ben chiare sui prossimi step. Una volta delineato il programma della riunione, stendilo in modo chiaro e mandalo al tuo team, con almeno un paio di giorni di anticipo. Non dimenticarti di indicare anche l’ora e la durata della riunione, cosicché tutti possano organizzare il proprio lavoro quotidiano.

 

4. Mantieni il timone e indirizza la squadra

Durante la riunione, non perdere di vista lo scopo per il quale l’hai indetta: hai stilato l’ordine del giorno apposta. Se nel mentre saltano fuori nuovi argomenti, valuta per quanto tempo discuterne. Se emergono discussioni tecniche tra te e un tuo collega, rimandale ad un momento di confronto tra voi due, senza far perdere tempo al resto del team. Se noti che un intervento sta prendendo troppo tempo e non sta aggiungendo valore alla riunione, prendi in mano la situazione e rimetti la discussione in carreggiata.

 

5. Tira le fila e alza il morale

Cerca di terminare la riunione in tempo, e prenditi 5-10 minuti per ricapitolare gli argomenti trattati durante la riunione e le conclusioni che ne sono state tratte. Cerca di finire con una nota positiva, anche se è stata una riunione difficile. Così farai tornare i tuoi colleghi alle proprie scrivanie ottimisti e motivati.

 

Autore: Anita Agostini